Arbeitsweise des Verwaltungsrats und seiner Ausschüsse

Gemäss dem Organisationsreglement tritt der Verwaltungsrat auf Einladung des Präsidenten, bzw. in dessen Abwesenheit des Vizepräsidenten, zusammen, wann immer es aus geschäftlichen Gründen notwendig ist, in der Regel sechs bis acht Mal pro Jahr. Sitzungen können auch auf Antrag eines Mitglieds des Verwaltungsrats, des CEO oder eines anderen Mitglieds der Geschäftsleitung unter Angabe der Gründe einberufen werden. Der Verwaltungsrat ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit seiner Mitglieder anwesend ist. Anwesenheit ist auch via Telefon, Video­konferenz oder andere elektronische Medien möglich. Kein Quorum ist erforderlich, wenn einzig Beschlüsse betreffend die Umsetzung einer Kapitalerhöhung und entsprechende nachträgliche Änderungen der Statuten zu fassen sind. Der Verwaltungsrat fasst seine Beschlüsse mit Mehrheit der abgegebenen Stimmen mit Ausnahme der Fälle, die im Organisationsreglement aufgeführt sind. Bei Stimmengleichheit entscheidet der Sitzungsleiter. Beschlüsse können zudem im Umlaufverfahren brieflich, via Fax oder E-Mail gefasst werden, vorausgesetzt dass kein Mitglied eine Diskussion an einer Sitzung fordert. Der Verwaltungsrat trat 2015 elf Mal persönlich zusammen. Daniel Pindur blieb entschuldigt drei Sitzungen fern. Siddharth Patel, Daniel Pindur und Peter Schöpfer nahmen je an einer Sitzung per Telefon statt persönlich teil. Präsenzsitzungen dauern in der Regel sieben Stunden. 2015 wurden neun Telefonkonferenzen ohne Absenzen durchgeführt. Telefonkonferenzen dauern in der Regel eine Stunde. Dreizehn Beschlüsse wurden 2015 im Umlaufverfahren gefasst.

Der Nominations- und Vergütungsausschuss tritt zusammen, wann immer es aus geschäftlichen Gründen notwendig ist, mindestens aber drei Mal pro Jahr. Der Nominations- und Vergütungsausschuss trat 2015 zwei Mal ohne Absenzen zusammen. Präsenzsitzungen dauern in der Regel drei Stunden. Eine einstündige Telefonkonferenz wurde 2015 ohne Absenzen durchgeführt. Vier Beschlüsse wurden 2015 im Umlaufverfahren gefasst.

Der Prüfungsausschuss tritt zusammen, wann immer es aus geschäftlichen Gründen notwendig ist, mindestens aber vier Mal pro Jahr. Der Prüfungsausschuss trat 2015 vier Mal zusammen. Siddharth Patel blieb einer Sitzung entschuldigt fern. Präsenzsitzungen dauern in der Regel vier Stunden. 2015 wurden keine Telefonkonferenzen durchgeführt und keine Beschlüsse nach dem Umlaufverfahren gefasst.

Die Sitzungen des Nominations- und Vergütungsaus­schusses sowie des Prüfungsausschusses werden vom Vorsitzenden des jeweiligen Ausschusses bzw. in seiner Abwesenheit durch das dienstälteste Mitglied des Ausschusses einberufen. Sitzungen können auch auf Antrag eines Mitglieds des Ausschusses unter Angabe der Gründe einberufen werden. Der Ausschuss ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit seiner Mitglieder anwesend ist. Anwesenheit ist auch via Telefon, Videokonferenz oder andere elektronische Medien möglich. Beschlüsse werden mit Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet der Sitzungsleiter. Beschlüsse können zudem im Umlaufverfahren brieflich, via Fax oder E-Mail gefasst werden, vorausgesetzt dass kein Mitglied eine Diskussion an einer Sitzung fordert.

Der CEO, der CFO und andere Mitglieder der Geschäfts­leitung können vom Präsidenten bzw. Vorsitzenden eingeladen werden, in beratender Funktion an den Sitzungen des Verwaltungsrats, des Nominations- und Vergütungsausschusses sowie des Prüfungsausschusses teilzunehmen. Der Prüfungsausschuss führt Sitzungen durch, an denen ausschliesslich Vertreter der internen und externen Revisionsstellen teilnehmen.

Der Nominations- und Vergütungsausschuss berichtet dem Verwaltungsrat regelmässig über seine Tätigkeit und unterbreitet dem Verwaltungsrat die notwendigen Anträge und Empfehlungen. Er unterstützt den Verwaltungsrat bei der Durchführung einer jährlichen Prüfung und Evaluation der Leistungen des Verwaltungsrats und seiner Ausschüsse. Der Prüfungsausschuss berichtet dem Verwaltungsrat bei jeder Verwaltungsratssitzung über seine Tätigkeit und über Themen in seinem Verantwortungsbereich, und er unterbreitet dem Verwaltungsrat die notwendigen Anträge und Empfehlungen.

Der Nominations- und Vergütungsausschuss berichtet dem Verwaltungsrat mindestens ein Mal pro Jahr über die Nachfolgeplanung, einschliesslich der Planung und Ausbildung für unvorhergesehene Notsituationen, und die Führungskräfteentwicklung der Mitglieder der Geschäfts­leitung.

Neugewählte Mitglieder des Verwaltungsrats erhalten Orientierungstraining entsprechend ihren Funktionen. Bisherige Mitglieder des Verwaltungsrats werden regel­mässig hinsichtlich ihrer Verantwortlichkeiten als Mitglieder des Verwaltungsrats und seiner Ausschüsse geschult.