Agiles Arbeiten
Kollaborationstools eröffnen Schweizer Unternehmen neue Horizonte



Die Hälfte alle Schweizer Beschäftigten hätte das Potenzial, ihre Arbeit mobil zu erledigen. Davon geht eine Studie des Wirtschaftsprüfers Deloitte aus. Demnach liegt Freelancing im Trend. 25 Prozent alle Schweizer im erwerbsfähigen Alter gehen einer projektbasierten, temporären Arbeit nach und je mobiler und selbständiger sie arbeiten, umso mehr verliert das klassische Büro an Bedeutung. Stattdessen gewinnen Homeoffice und Co- und Cloudworking-Strukturen an Bedeutung. Sie funktionieren allerdings nur mit leistungsstarken ortsunabhängigen Informations- und Kommunikationstechnologien.

 

In den wenigsten Unternehmen sind alle Mitarbeiter gleichzeitig da. Einige arbeiten zuhause, andere sind beim Kunden, die dritten krank. Also warum grosse Büroflächen finanzieren, wenn es auch schlanker geht? Dank flexibler Kollaborationstools setzen viele innovative Unternehmen auf so genannte non-territoriale Bürokonzept. Das heisst, statt festen Arbeitsplätzen gibt es die freie Schreibtischwahl in der offenen Bürolandschaft. Jeder sitzt wo er will. Auch zu Hause. Das steigert die Flächenwirtschaftlichkeit und senkt die Kosten. Kein Wunder überdenken auch immer mehr Schweizer  Mittelständler ihre gewachsenen Strukturen. Schliesslich macht eine räumlich und organisatorisch flexible Arbeitsumgebung auch die Arbeitsweise agiler.


Mehr als 150 Schweizer Unternehmen haben seit 2015 die Work Smart Initiative unterzeichnet und sich dazu verpflichtet, flexible Arbeitsplatzmodelle zu fördern – auch Sunrise gehört dazu. Die meisten von ihnen ermöglichen es ihren Mitarbeitern, von zu Hause aus oder in Coworking Spaces zu arbeiten. Die Studienmacher von Deloitte sind sich sicher: Für Unternehmen bedeuten Freelancer mehr Flexibilität und niedrigere Kosten. Das ist  gerade bei Startups entscheidend, die oft nur projektbezogen spezielles Knowhow benötigen. Aber auch für KMUs bietet sich dadurch die Chance, zusätzliches Wissen im Unternehmen einzubinden, ohne die Fixkosten zu erhöhen – etwa durch Co- oder Cloudworking.


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Flexible Nutzung von Coworking-Arbeitsformen

Coworking (englisch für kollaborativ Arbeiten) bezeichnet eine Zusammenarbeit von Freiberuflern und kleineren Startups ganz unterschiedlicher Branchen, die sich meist in grösseren, offenen Räumen einen Arbeitsplatz auf Zeit anmieten, entweder unabhängig voneinander agieren und sich lediglich die Infrastruktur teilen oder temporär Innovationsprojekte gemeinsam vorantreiben. Dazu mieten sie sich in so genannten Coworking Spaces ein. Die Mehrheit der Coworking-Büros können für eine Tages-, Wochen-, oder Monatspauschale angemietet werden. In einigen Bürogemeinschaften hat man einen eigenen Schreibtisch mit Postadresse und Telefon, in anderen suchen sich die Besucher täglich einen neuen Platz. In den Mietkosten sind meist ein Schreibtisch sowie die Nutzung (Fairuse) von W-Lan, Küche, Konferenzraum und Drucker inbegriffen.

Cloudworking statt aufwändiges Teambuilding

Viele Aufgaben lassen sich effizienter und schneller von Experten in der weltweiten Community lösen. In der Cloud können feste Mitarbeiter gemeinsam mit virtuellen Team von Dienstleistern an Dokumenten arbeiten, Änderungen live verfolgen, sich gegenseitig überwachen inspirieren und unterstützten. So erhöht Crowdsourcing die Verarbeitungsgeschwindigkeit, Qualität, Flexibilität, Skalierbarkeit und Vielfalt bei verringerten Kosten. Aber Vorsicht: Consumer-Cloud-Lösungen bergen Risiken.

 

Desk Sharing statt fester Büroarbeitsplatz

Aber auch generell gilt: In den wenigsten Unternehmen sind alle Mitarbeiter gleichzeitig da. Einige arbeiten zuhause, andere sind beim Kunden, die dritten krank. Also warum grosse Büroflächen finanzieren, wenn es auch schlanker geht? Dank flexibler Kollaborationstools setzen viele innovative Unternehmen vermehrt auf so  genannte non-territoriale Bürokonzept. Das heisst, statt festen Arbeitsplätzen gibt es die freie Schreibtischwahl in der offenen Bürolandschaft. Jeder sitzt wo er will. Auch zu Hause. In der Schweiz haben bereits über 200 000 Arbeitnehmer keinen eigenen Arbeitsplatz mehr. Insbesondere grosse Unternehmen, wie beispielsweise die Credit Suisse, die SBB oder die Post, haben in den vergangenen Jahren Desk Sharing eingeführt. Das steigert die Flächenwirtschaftlichkeit und senkt die Kosten. Kein  Wunder überdenken auch immer mehr Schweizer Mittelständler ihre gewachsenen Strukturen. Schliesslich macht eine flexible Arbeitsumgebung auch die Arbeitsweise agiler.

Bürolandschaft Schweiz
  • Zellenbüros gehen meist von einem Mittelflur rechts und links ab. In den Büros sitzen ein bis vier Mitarbeiter. Ergänzt werden diese häufig durch einzelne Besprechungsräume.

  • Grossraumbüros sind mindestens 400 Quadratmeter gross und bieten typischerweise Platz für mindestens 20 Schreibtische. Manche sind komplett offen gestaltet, andere nutzen Trennwände als Raumteiler – bis hin zu Aufteilung in Einzelzellen.

  • Bürolandschaften nennen sich moderne Grossraumbüros. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass die Schreibtischaufteilung organisch im Raum verteilt ist. Grosse Tischgruppen wechseln sich ab mit kleineren Einheiten. Pflanzen, Designelemente und Sitzecken fungieren als unauffällige Raumteiler.

  • Business Clubs folgen dem räumlichen Vorbild eines traditionellen britischen Clubs mit gemütlichen Sitzecken und Bibliotheken. Anstelle von persönlichen Arbeitsplätzen gibt es deshalb eine Vielzahl an verschiedenen Arbeitsorten.

Agilität statt starres Projektmanagement

Schlagkräftige, kleine Teams, die sich selbst formieren und zügig Aufgaben lösen. So sieht das Projektmanagement der Zukunft aus. Statt starren Meilensteinen, Zeitplänen und Zuständigkeiten gibt es kurze Feedbackzyklen, Lernen aus Erfahrung, ein hohes Mass an Transparenz und einen offenen Umgang mit Änderungen. Dokumentiert, ausgeführt und vorangetrieben mithilfe von digitalen Kollaborations- und Kommunikationstools. Unter dem Schlagwort agiles Arbeiten fallen mehrere Methoden.

Kollaboratives Arbeiten ist für Sie noch kein Thema? Verpassen Sie nicht den Anschluss. Folgende Konzepte könnten auch Ihr Geschäft weiter voran bringen.


Die wichtigsten agilen Arbeitsmethoden und -tools auf einen Blick
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    Scrum geht davon aus, dass komplexe Projekte nicht planbar sind. Stattdessen werden Schritt für Schritt kleine Einheiten definiert und abgearbeitet (Sprints). Das Team organisiert sich selbst, nach strikten Regeln und Rollen. Bei täglichen (virtuellen) Meetings wird der Projektfortschritt überprüft.
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    Kanban ist eigentlich eine Methode aus der Prozesssteuerung. Sie wurde in den 50ern vom japanischen Autohersteller Toyota entwickelt, um schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen. Kanban heisst so viel wie „Belegkarte“, das Kernelement der Methode.
    Die Karten helfen, den Fluss eines Prozesses zu visualisieren. Microsoft hat das Konzept im letzten Jahrzehnt auf die IT-Entwicklung übertragen, mittlerweile wird es in vielen Bereichen im agilen Projektmanagement genutzt.
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    Obeya ist japanisch und heisst grosser Raum. Im Kern ist Obeya ein so genanntes Lean-Management-Tool. Der Begriff steht für schlankes Management und umfasst Prinzipien und Methoden, um Prozesse grundsätzlich zu beschleunigen. In einem Obeya können beispielsweise alle beteiligten Personen in einem „grossen Raum“ zusammen kommen, schneller Absprachen treffen und Entscheidung fällen – unabhängig von Hierarchien und Abteilungsgrenzen.
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    Holokratie zielt darauf ab, Hierarchien aufzulösen, um flexibler reagieren zu können.
    Statt einzelner Chefs übernehmen selbstorganisierte Mitarbeiter-Kreise
    die Verantwortung. Sie bestimmen autark über ihre Zusammensetzung und Rollenverteilung.
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    Design Thinking geht davon aus, dass ein kreatives Umfeld und der Input möglichst unterschiedlicher Disziplinen helfen, die Bedürfnisse und Motive von Menschen zu verstehen. Dabei wird bewusst mit einem Perspektivwechsel experimentiert.

    Sie möchten noch mehr über Work Smart Konzepte erfahren? Kontaktieren Sie uns. Wir von Sunrise sind nicht nur Technikexperten, sondern auch Unternehmensberater mit dem Blick fürs grosse Ganze.

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