Travail agile
Les outils de collaboration ouvrent de nouveaux horizons aux entreprises suisses



La moitié de tous les employés suisses auraient la possibilité de travailler de façon mobile. Tel est le résultat d’une étude menée par l’auditeur Deloitte. Selon celle-ci, la tendance est au freelance. 25 % de tous les Suisses en âge d’exercer une activité professionnelle travaillent sur la base de projets temporaires et plus ils sont mobiles et indépendants, plus le bureau classique perd de son importance. À la place, le home office et les structures de coworking et de cloud working gagnent du terrain. Cependant, ces nouvelles formes de travail ne fonctionnent qu’avec des technologies de l’information et de la communication puissantes et indépendantes du lieu.

 

Rares sont les entreprises où tous les collaborateurs sont présents au même moment. Certains travaillent à domicile, d’autres rendent visite à des clients, d’autres encore sont en arrêt maladie. Alors pourquoi financer de grands espaces de bureau si des locaux plus petits peuvent faire l’affaire? Grâce aux outils de collaboration flexibles, nombre d’entreprises innovantes misent sur un concept de bureau dit non territorial: au lieu d’avoir un poste de travail fixe, les collaborateurs sont libres de choisir un bureau dans l’espace ouvert. Chacun s’assoit où il le souhaite. Ils ont également la possibilité de travailler à domicile. Cette nouvelle organisation accroît la rentabilité de la surface et diminue les coûts. Il n’est pas surprenant que de plus en plus de PME suisses repensent leurs structures d’origine. Enfin, un environnement de travail flexible sur le plan spatial et organisationnel rend la méthode de travail plus agile.

 

Depuis 2015, plus de 150 entreprises suisses ont signé l’initiative Work Smart, s’engageant à promouvoir des modèles de postes de travail flexibles. Sunrise s’y engage aussi. La plupart de ces entreprises permettent à leurs collaborateurs de travailler à domicile ou dans des espaces de coworking. Les responsables des études de Deloitte sont unanimes: pour les entreprises, les freelances sont synonymes de flexibilité accrue et de coûts en baisse. Deux aspects particulièrement importants pour les start-up, qui n’ont souvent besoin que d’un savoir-faire spécifique en fonction du projet sur lequel elles travaillent. Mais le travail en freelance est également une possibilité pour les PME d’apporter des connaissances supplémentaires à l’entreprise sans augmenter les coûts fixes, par exemple par le biais du coworking ou du cloud working.


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Utilisation flexible du coworking

Le coworking (terme anglais pour travail collaboratif) fait référence à une collaboration d’indépendants et de petites start-up issus de secteurs très différents, qui louent généralement un poste de travail dans des locaux spacieux et ouverts pour une certaine durée, et qui travaillent soit indépendamment les uns des autres et partagent uniquement l’infrastructure, soit ensemble, de manière temporaire, pour faire avancer des projets innovants. À cette fin, ils se réunissent dans des espaces de coworking. La majorité des bureaux de coworking peuvent être loués à la journée, à la semaine ou au mois. Dans certains espaces de travail, vous avez votre propre bureau avec une adresse postale et un numéro de téléphone, dans d’autres, les visiteurs doivent chaque jour se chercher une nouvelle place. Le loyer comprend généralement un bureau et l’utilisation (fairuse) du Wi-Fi, de la cuisine, de la salle de conférence et de l’imprimante.

Le cloud working ou la fin du fastidieux team building

Grâce aux experts de la communauté mondiale, de nombreuses tâches peuvent être résolues plus efficacement et plus rapidement. Dans le cloud, les collaborateurs fixes peuvent travailler sur des documents avec une équipe virtuelle de prestataires, suivre les changements en direct, se surveiller, s’inspirer et se soutenir mutuellement. Ainsi, le crowdsourcing augmente la vitesse de traitement, la qualité, la flexibilité, l’évolutivité et la variété à des coûts réduits. Mais attention: les solutions cloud grand public comportent des risques.


Le partage de bureau ou la fin du poste de travail fixe

D’une manière générale, rares sont les entreprises où tous les collaborateurs sont présents au même moment. Certains travaillent à domicile, d’autres rendent visite à des clients, d’autres encore sont en arrêt maladie. Alors pourquoi financer de grands espaces de bureau si des locaux plus petits peuvent faire l’affaire? Grâce aux outils de collaboration flexibles, de plus en plus d’entreprises innovantes misent sur un concept de bureau dit non territorial: au lieu d’avoir un poste de travail fixe, les collaborateurs sont libres de choisir un bureau dans l’espace ouvert. Chacun s’assoit où il le souhaite. Ils ont également la possibilité de travailler à domicile. En Suisse, plus de 200 000 employés ne disposent plus de leur propre poste de travail. Les grandes entreprises notamment, comme Credit Suisse, les CFF ou La Poste, ont introduit le partage de bureaux ces dernières années. Cette nouvelle organisation accroît la rentabilité de la surface et diminue les coûts. Il n’est pas surprenant que de plus en plus de PME suisses repensent leurs structures d’origine. Enfin, un environnement de travail flexible rend les modalités de travail plus agiles.

L’environnement de bureau en Suisse
  • Dans un environnement de travail classique, un couloir central dessert généralement des bureaux cloisonnés sur sa gauche et sur sa droite. Chaque bureau contient un à quatre postes de travail. Il y a également souvent des salles de réunion individuelles.

  • Les espaces de bureau ouverts ont une superficie d’au moins 400 mètres carrés et offrent généralement de la place pour au moins 20 bureaux. Certains sont complètement ouverts, d’autres utilisent des cloisons pour séparer les espaces, d’autres proposent des bureaux individuels.

  • Ces espaces de bureau ouverts sont l’environnement de travail d’aujourd’hui. Les bureaux sont répartis de manière organique dans l’espace. Les grands groupes de tables remplacent les postes individuels plus petits. Les espaces sont séparés discrètement par des plantes, des éléments design et des coins détente.

  • Les clubs d’affaires suivent le modèle spatial d’un club britannique traditionnel avec des espaces de repos confortables et des bibliothèques. Il n’y a donc pas de postes de travail personnels, mais de nombreux lieux de travail différents.

L’agilité ou la fin de la gestion de projet rigide

De petites équipes efficaces qui s’organisent elles-mêmes et résolvent rapidement les tâches. Voilà à quoi ressemble la gestion de projet du futur. Finis les jalons, les calendriers et les responsabilités rigides: place désormais aux cycles courts de feed-back, aux leçons tirées de l’expérience, à un haut niveau de transparence et à une attitude ouverte au changement. Le tout documenté, exécuté et promu avec des outils de collaboration et de communication numériques. Le mot-clé «travail agile» fait référence à plusieurs méthodes.

Le travail collaboratif n’est pas encore à l’ordre du jour dans votre entreprise? Ne restez pas à la traîne. Les concepts suivants pourraient également vous aider à catapulter votre activité vers le niveau suivant.


Méthodes et outils de travail agile: l’essentiel en bref
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    Scrum part du principe qu’il est impossible de planifier les projets complexes. À la place, de petites unités sont définies et traitées étape par étape (sprints). L’équipe s’organise elle-même selon des règles et des rôles stricts. L’état d’avancement du projet est examiné lors de réunions (virtuelles) quotidiennes.
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    Kanban est en fait une méthode inspirée de la commande de processus. Cette approche a été mise au point dans les années 1950 par le constructeur automobile japonais Toyota afin d’accélérer les délais de traitement. Kanban signifie «carte de signalisation», l’élément central de la méthode.

    Les cartes permettent de visualiser le flux d’un processus. Au cours de la dernière décennie, Microsoft a appliqué le concept au développement informatique, et il est maintenant utilisé dans de nombreux domaines de la gestion de projet agile.

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    Obeya est un terme japonais signifiant «grande salle». Il s’agit essentiellement d’un outil de lean management. Ce terme de gestion allégée inclut des principes et des méthodes destinés à accélérer fondamentalement les processus. Dans une Obeya, toutes les personnes impliquées peuvent par exemple se réunir dans une «grande salle», se concerter et prendre des décisions plus rapidement, indépendamment des hiérarchies et des frontières entre départements.
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    L’holacratie vise à supprimer les hiérarchies afin de pouvoir réagir avec plus de souplesse. La responsabilité n’est pas assumée par les seuls patrons, mais par des groupes de collaborateurs auto-organisés. Ils déterminent leur composition et la répartition des rôles de manière indépendante.
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    Le Design Thinking part du principe qu’un environnement créatif et la contribution de disciplines les plus diverses possible aident à comprendre les besoins et les motivations des gens. Un changement de perspective est délibérément expérimenté.

    Vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les concepts de travail intelligent? Contactez-nous. Chez Sunrise, nous ne sommes pas seulement des experts techniques, nous sommes aussi des consultants en entreprise avec une vision d’ensemble.

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