Lavorare in modo agile
Gli strumenti di collaborazione aprono nuovi orizzonti alle imprese svizzere



La metà dei lavoratori svizzeri potrebbe svolgere il proprio lavoro in mobilità. È quanto emerge da uno studio dell’azienda di servizi di consulenza e revisione Deloitte, secondo cui il lavoro freelance è sempre più diffuso. Il 25 % di tutti gli svizzeri in età lavorativa svolge un lavoro temporaneo a progetto e più il lavoro diventa mobile e indipendente, più l’ufficio tradizionale perde di importanza. Al suo posto, l’home office e le strutture di coworking e cloud working assumono maggiore rilevanza. Per il loro funzionamento sono tuttavia necessarie tecnologie dell’informazione e della comunicazione efficienti e indipendenti dal luogo di utilizzo.

 

Sono pochissime le aziende in cui i dipendenti sono tutti presenti contemporaneamente. Alcuni lavorano da casa, altri sono dal cliente, altri ancora sono malati. Dunque perché sostenere finanziariamente grandi uffici quando basterebbero strutture più snelle? Grazie a strumenti di collaborazione flessibili molte aziende innovative puntano sul cosiddetto concetto di ufficio non territoriale. Ovvero, invece di postazioni di lavoro fisse, vi è la libertà di scegliere dove lavorare in un vasto panorama di opzioni. Ognuno lavora dove preferisce. Anche a casa. Ciò permette di utilizzare gli spazi in modo più efficiente e di ridurre i costi. Non sorprende dunque che sempre più medie imprese svizzere stiano rivedendo le proprie strutture consolidate. In fin dei conti, un ambiente di lavoro flessibile in termini di spazio e di organizzazione rende più agile anche il metodo di lavoro.

 

Dal 2015 più di 150 aziende svizzere hanno sottoscritto l’iniziativa Work Smart impegnandosi a incentivare modelli di postazioni di lavoro flessibili. Sunrise è una di queste. La maggior parte di queste aziende consente ai propri collaboratori di lavorare da casa o in spazi di coworking. Gli analisti di Deloitte ne sono certi: per le imprese i lavoratori freelance significano più flessibilità e meno costi. Un aspetto decisivo soprattutto per le start-up, che spesso necessitano solo di un know-how specifico legato a un determinato progetto. Ma anche per le PMI si offre in questo modo l’opportunità di integrare nell’azienda nuove competenze senza aumentare i costi fissi, ad esempio con il coworking e il cloud working.


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Utilizzo flessibile di forme di lavoro in coworking

Il coworking (inglese per lavoro collaborativo) identifica una forma di lavoro nella quale liberi professionisti e piccole start-up appartenenti a settori totalmente diversi affittano un posto di lavoro a tempo determinato, generalmente in grandi open space, dove possono lavorare autonomamente - limitandosi a condividere l’infrastruttura - o collaborare temporaneamente a progetti innovativi. Per farlo prendono in affitto un cosiddetto coworking space. La maggior parte degli uffici di coworking può essere affittata per un forfait giornaliero, settimanale o mensile. In alcuni uffici condivisi i lavoratori hanno una propria scrivania con indirizzo postale e telefono, in altri si cercano invece ogni giorno una nuova postazione. Il canone di affitto generalmente comprende una scrivania e l’utilizzo (fair use) di WLAN, cucina, sala conferenze e stampante.

Cloud working anziché faticoso team building

Molti compiti possono essere svolti in modo più rapido ed efficiente dagli esperti della community globale. Nel cloud i dipendenti fissi possono collaborare con team virtuali di fornitori di servizi lavorando insieme su documenti, seguendo in diretta le modifiche, controllandosi, stimolandosi e sostenendosi a vicenda. In questo modo il crowdsourcing aumenta a costi ridotti velocità di elaborazione, qualità, flessibilità, scalabilità e varietà. Ma attenzione: le soluzioni cloud consumer presentano dei rischi.


Desk Sharing anziché postazione di lavoro fissa in ufficio

Ma vale anche in generale: sono pochissime le aziende in cui i dipendenti sono tutti presenti contemporaneamente. Alcuni lavorano da casa, altri sono dal cliente, altri ancora sono malati. Dunque perché sostenere finanziariamente grandi uffici quando basterebbero strutture più snelle? Grazie a strumenti di collaborazione flessibili molte aziende innovative puntano sempre più sul cosiddetto concetto di ufficio non territoriale. Ovvero, invece di postazioni di lavoro fisse, vi è la libertà di scegliere dove lavorare in un vasto panorama di opzioni. Ognuno lavora dove preferisce. Anche a casa. In Svizzera sono già oltre 200 000 i lavoratori senza una postazione di lavoro personale. Sono soprattutto le grandi aziende, come ad esempio Credit Suisse, FFS o la Posta, ad avere introdotto il Desk Sharing negli ultimi anni. Ciò permette di utilizzare gli spazi in modo più efficiente e di ridurre i costi. Non sorprende dunque che sempre più medie imprese svizzere stiano rivedendo le proprie strutture consolidate. In fin dei conti, un ambiente di lavoro flessibile rende più agile anche il metodo di lavoro.

Il panorama degli uffici in Svizzera
  • Gli uffici tradizionali, di piccole dimensioni, di solito sono disposti a destra e a sinistra di un corridoio centrale e ospitano da uno a quattro collaboratori. Spesso sono affiancati da alcune sale riunioni.

  • Gli uffici open space hanno una superficie di almeno 400 metri quadrati e in genere contengono almeno 20 scrivanie. Alcuni sono completamente aperti, altri utilizzano pareti divisorie per delimitare gli spazi, fino alla suddivisione in «celle» singole.

  • I moderni uffici open space vengono detti uffici paesaggio e si contraddistinguono per una distribuzione organica delle scrivanie nello spazio. Grandi gruppi di tavoli si alternano a unità più piccole, mentre piante, elementi di design e panche d’angolo fungono da discreti elementi divisori.

  • I business club si ispirano al modello spaziale dei tradizionali club britannici, con comode panche d’angolo e biblioteche. Le postazioni di lavoro personali sono pertanto sostituite da una molteplicità di luoghi di lavoro diversi.

Agilità anziché rigida gestione dei progetti

Team piccoli ed efficienti che si formano autonomamente e svolgono rapidamente gli incarichi: ecco come sarà la gestione dei progetti in futuro. Anziché rigidi traguardi, scadenziari e competenze ci saranno brevi cicli di feedback, apprendimento basato sull’esperienza, un grado elevato di trasparenza e un approccio aperto ai cambiamenti. Il tutto documentato, condotto e portato avanti con l’ausilio di strumenti di collaborazione e comunicazione digitali. Con l’espressione «lavoro agile» si fa riferimento a diversi metodi.

Il lavoro collaborativo per voi è ancora un concetto sconosciuto? Non perdete il treno. I seguenti approcci potrebbero far avanzare ulteriormente anche la vostra attività.


I principali metodi e strumenti di lavoro agile in breve
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    Scrum parte dal presupposto che i progetti complessi non siano pianificabili. Al contrario, il progetto viene diviso in più fasi (sprint), definite e portate a termine gradualmente. Il team si organizza autonomamente, secondo regole e ruoli ben definiti. L’avanzamento del progetto si verifica in riunioni (virtuali) giornaliere.
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    Il kanban in realtà è un metodo derivato dal Business process management. Fu sviluppato negli anni 50 dalla casa automobilistica giapponese Toyota per ottenere cicli di produzione più rapidi. Kanban significa qualcosa come «cartellino», l’elemento centrale del metodo.

    I cartellini aiutano a visualizzare il flusso di un processo. Il concetto, applicato da Microsoft nell’ultimo decennio allo sviluppo IT, nel frattempo viene utilizzato in molti settori nella gestione agile dei progetti.

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    Obeya è un termine giapponese che significa grande stanza. Sostanzialmente si tratta di un cosiddetto strumento di Lean Management, espressione inglese per gestione snella che comprende principi e metodi volti ad accelerare sensibilmente i processi. In un Obeya ad esempio tutte le persone interessate possono riunirsi in una «grande stanza», accordarsi e prendere decisioni più rapidamente, indipendentemente da gerarchie e reparti di appartenenza.
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    L’olocrazia punta a sopprimere le gerarchie per poter reagire in maniera più flessibile. Anziché da singoli capi, la responsabilità è assunta da gruppi di collaboratori autogestiti, che decidono autonomamente la propria composizione e la distribuzione dei ruoli.
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    Il Design Thinking parte dal presupposto che un ambiente creativo e l’apporto di quante più discipline diverse possibile aiutino a comprendere le esigenze e le motivazioni delle persone. A tal fine si sperimenta consapevolmente con un cambio di prospettiva.

    Desiderate ulteriori informazioni sugli approcci di smart working? Contattateci. In Sunrise non siamo solo esperti tecnici, ma anche consulenti aziendali con una visione d’insieme.

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