Mit KMU Ready Office von Sunrise Business optimiert die DentalKlar AG ihre Erreichbarkeit und ihre interne Koordination. Die Lösung integriert App, DECT und Softphone – und macht die Zahnarztpraxis fit für den digitalen Patientenservice.
Kunde
Die DentalKlar AG* ist eine gut etablierte Zahnarztpraxis im Kanton Neuenburg mit fünf Behandlungskräften und drei Mitarbeitenden in der Administration. Neben klassischer Zahnmedizin liegt der Fokus auf Vorsorge, Beratung und strukturierter Terminbetreuung.
Der Alltag ist geprägt von parallelen Behandlungen, telefonischen Rückfragen und spontanen Absagen. Dies macht die Kommunikation zwischen Empfang, Behandlungsräumen und Verwaltung anspruchsvoll – zumal einzelne Teammitglieder zeitweise im Homeoffice arbeiten.
Ausgangslage
Vor der Umstellung auf KMU Ready Office war die Kommunikation mit der Praxis auf eine einzige zentrale Leitung beschränkt: Sobald ein Gespräch geführt wurde, konnten keine weiteren Anrufe entgegengenommen werden. Anrufende erhielten ein Besetztzeichen oder mussten wiederholt versuchen, die Praxis telefonisch zu kontaktieren. Darüber hinaus erlaubte die vorhandene Infrastruktur weder Gruppenruf- noch Weiterleitungsfunktionen.
So hatten Mitarbeitende, die temporär im Homeoffice arbeiteten, keine Möglichkeit, über die Praxisnummer zu kommunizieren. Auch interne Rückfragen zwischen Behandlung und Empfang waren nur durch physische Laufwege möglich, das Aushändigen und Zurückfordern von Telefongeräten war an der Tagesordnung – was den Betrieb verkomplizierte und unnötig Zeit kostete.
Die Praxisleitung erkannte den Handlungsbedarf und suchte eine neue Telefonlösung, die mehr Erreichbarkeit, bessere Steuerbarkeit und flexible Skalierung ermöglichen soll.
Warum KMU Ready Office von Sunrise Business
Die Praxis entschied sich schliesslich für KMU Ready Office von Sunrise Business . Aus gutem Grund: Die Lösung kann unkompliziert ohne eigene IT-Abteilung betrieben werden und bietet gleichzeitig professionelle, zeitgemässe Funktionen wie Gruppenruf, individuelle Nutzerprofile, Voicemail-to-Mail und Integration in mobile Arbeitsgeräte wie Smartphones oder Notebooks.
Bestehende DECT-Geräte können mühelos in die cloudbasierte Telefonanlage integriert werden, zudem kann die Telefonanlage schnell um weitere Geräte ergänzt werden. Dank Softphone und mobiler App können Mitarbeitende nun auch von zu Hause aus Anrufe auf ihrer Praxisnummer entgegennehmen oder weiterleiten.
Die Konfiguration erfolgt über eine benutzerfreundliche Oberfläche – Änderungen sind ohne externen IT-Support möglich. Zusätzlich profitiert das KMU von zuverlässig schnellem Internet und Schutz vor Cyberangriffen.
Lösung und Zusammenarbeit
Sunrise Business führte zunächst eine Bestandsaufnahme vor Ort durch und plante daraufhin gemeinsam mit der Praxisleitung die alltäglichen Bedürfnisse und den gesamten Migrationsprozess. Die technische Umsetzung erfolgte im laufenden Betrieb, sodass keine Einschränkungen im Patientenfluss entstanden. Die Telefonanlage wurde zentral aufgesetzt, Endgeräte vorkonfiguriert geliefert und direkt vor Ort eingebunden.
Die Mitarbeitenden erhielten eine Schulung zur Nutzung der App und Softphone. Zudem wurde die administrative Leitung in die Konfiguration eingeführt und kann heute eigenständig Telefonansagen ändern, Zeitsteuerungen anpassen oder neue Rufregeln definieren. Besonders hilfreich war die Begleitung durch erfahrene Sunrise-Partner, die auf Praxissituationen vorbereitet sind – etwa bei der Anbindung mehrerer Behandlungszimmer.
Resultat
Seit der Umstellung verzeichnet die DentalKlar AG deutlich verbesserte Betriebsabläufe. Anrufe können nun gleichzeitig durch mehrere Mitarbeitende angenommen werden, Rückfragen lassen sich direkt übergeben und Terminverschiebungen werden schneller verarbeitet. Patienten und Patientinnen profitieren von kürzeren Wartezeiten und erreichen die Praxis nun zuverlässiger – auch bei höherem Anrufaufkommen.
Auch während Homeoffice-Zeiten oder bei reduzierter Personaldecke ist die Erreichbarkeit jederzeit sichergestellt. Das System ist skalierbar, wartungsfrei und – dank regelmässiger Updates – stets sicher und auf dem neuesten Stand. Durch optimierte Abläufe gewinnt die Praxis spürbar an Zeit und kann die Betreuung ihrer Kundschaft noch gezielter gestalten.
Vorteile
Gruppenrufsystem mit gleichzeitiger Erreichbarkeit
Integration bestehender Geräte sowie App und Softphone
Automatisierte Weiterleitung und Voicemail-Funktion
Webbasierte Verwaltung ohne IT-Ressourcen
Reibungslose Umstellung im Praxisbetrieb
Flexibel skalierbar bei Personaländerungen
Persönliche Betreuung durch erfahrene Partner
* Das Beispiel der DentalKlar AG ist anonymisiert, basiert jedoch auf einem realen Kundenfall. Die geschilderten Erfahrungen und Lösungen sind praxiserprobt – und für viele KMU von hoher Relevanz.
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