Massima reperibilità in uno studio dentistico moderno

Con PMI Ready Office di Sunrise Business, DentalKlar AG ottimizza la propria reperibilità e il coordinamento interno. La soluzione, che integra app, DECT e softphone, permette allo studio dentistico di fornire un servizio digitale di assistenza ai pazienti impeccabile.

Cliente

DentalKlar AG* è un affermato studio dentistico situato nel cantone di Neuchâtel, con cinque professionisti sanitari e tre dipendenti amministrativi. Oltre all’odontoiatria classica, rivolge particolare attenzione a prevenzione, consulenza e supervisione strutturata degli appuntamenti.

Naturalmente, la quotidianità è caratterizzata anche da trattamenti paralleli, richieste telefoniche e cancellazioni di appuntamenti da parte dei clienti. Ciò rende ardua la comunicazione tra reception, sale mediche e amministrazione, soprattutto quando un certo numero di dipendenti lavora in home office.

Situazione iniziale

Prima del passaggio a PMI Ready Office, la comunicazione con lo studio dentistico era limitata a un’unica linea centrale e, nel caso di una chiamata in corso, non era possibile accettarne altre. In caso di linea occupata, era necessario chiamare ripetutamente per riuscire a parlare con qualcuno. Inoltre, la precedente infrastruttura non consentiva chiamate di gruppo o inoltri di chiamata.

Spesso, i dipendenti in home office non riuscivano a comunicare con lo studio tramite linea telefonica. La comunicazione interna tra il personale medico e la reception era possibile solo tramite continui spostamenti all’interno della sede; il passaggio di mano in mano dei dispositivi telefonici era all’ordine del giorno, il che complicava l’operatività e faceva perdere tempo prezioso.

Appurata la necessità di un rapido cambiamento, la direzione si è messa alla ricerca di una nuova soluzione di telefonia che consentisse maggiore reperibilità, gestione ottimizzata e scalabilità dinamica.

Perché PMI Ready Office di Sunrise Business?

Lo studio medico ha optato per PMI Ready Office di Sunrise Business . E non è certo un caso: la soluzione viene gestita con semplicità senza un reparto IT interno e, allo stesso tempo, offre funzioni professionali e moderne come chiamate di gruppo, profili utente individuali, voicemail-to-mail e l’integrazione con dispositivi mobili come smartphone o notebook.

Inoltre, consente di integrare facilmente i dispositivi DECT esistenti nel sistema telefonico basato su cloud e aggiungere rapidamente altri dispositivi. Grazie al softphone e all’app mobile, i dipendenti possono rispondere e inoltrare le chiamate allo studio, anche lavorando da casa.

Gli utenti possono configurare il sistema grazie a un’interfaccia estremamente semplice e gestire le modifiche autonomamente, senza dover ricorrere a specialisti IT. Inoltre, la PMI può contare su un collegamento a Internet affidabile e veloce, nonché su un’efficace protezione contro gli attacchi informatici.

Soluzione e collaborazione

Dopo aver effettuato una valutazione in loco, Sunrise Business ha collaborato con la direzione per definire le esigenze quotidiane e pianificare l’intera migrazione. L’implementazione tecnica è avvenuta durante la regolare attività, affinché non vi fossero limitazioni al flusso dei pazienti. L’impianto telefonico è stato configurato in modo centralizzato, mentre i terminali sono stati integrati direttamente sul posto dopo un’opportuna preconfigurazione.

Naturalmente, i dipendenti sono stati adeguatamente formati sull’utilizzo dell’app e del softphone e la direzione amministrativa sulla configurazione del sistema, così da poter modificare i messaggi telefonici, pianificare gli orari e definire nuove regole di inoltro delle chiamate autonomamente. Il supporto dei partner di Sunrise, preparati a situazioni pratiche come il collegamento di più sale mediche, è stato particolarmente utile.

Risultato

Dopo il passaggio al nuovo sistema, DentalKlar AG ha appurato un significativo miglioramento dei processi operativi. Ora, più dipendenti possono rispondere contemporaneamente alle chiamate, è possibile trasferire le richieste ai diretti interessati e gestire in modo decisamente più rapido la riprogrammazione degli appuntamenti. Tutto ciò per i pazienti si traduce in tempi di attesa ridotti e nella possibilità di comunicare con lo studio medico in modo agevole, anche nelle fasce orarie con un volume di chiamate più elevato.

La reperibilità è garantita in ogni momento, anche se vi sono dipendenti in home office o il personale è ridotto. Il sistema è scalabile, non richiede manutenzione ed è sempre aggiornato e sicuro grazie agli update regolari. Attraverso i processi ottimizzati, lo studio risparmia tempo prezioso e fornisce ai clienti un’assistenza ancora più mirata.

Vantaggi

• Sistema di chiamata di gruppo con reperibilità simultanea

• Integrazione dei dispositivi esistenti, nonché di app e softphone

• Inoltro automatico e funzione Voicemail

• Gestione basata sul web senza bisogno di risorse IT dedicate

• Passaggio senza intoppi durante l’attività operativa

• Scalabilità flessibile in caso di cambiamenti di personale

• Assistenza personale da parte di partner esperti

*Müller AG è un'azienda fittizia. Le analogie con organizzazioni reali sono puramente casuali. Le descrizioni dell'azienda si basano su interviste ai clienti e recenti ricerche di mercato.