Un cabinet dentaire moderne toujours joignable

Avec PME Ready Office de Sunrise Business, DentalKlar SA améliore sa joignabilité et sa coordination en interne. La solution intègre une app, le DECT et un softphone, rendant le cabinet dentaire parfaitement adapté pour le service numérique aux patient-e-s.

Le client

DentalKlar SA* est un cabinet dentaire bien établi dans le canton de Neuchâtel et compte cinq soignant-e-s et trois collaborateurs/-trices administratifs/-ives. En plus de la dentisterie classique, l’accent est mis sur les soins préventifs, le conseil et une prise en charge structurée des rendez-vous.

Le quotidien du cabinet est caractérisé par des traitements en parallèle, des questions par téléphone et des annulations spontanées. Cela rend la communication entre la réception, les salles de traitement et l’administration difficile, d’autant plus que certains membres de l’équipe travaillent parfois à domicile.

Le contexte

Avant le passage à PME Ready Office, la communication se faisait via une seule ligne centrale. Cette configuration rendait impossible le traitement simultané de plusieurs appels entrants, obligeant ainsi les appelant-e-s à composer plusieurs fois ou à recevoir un signal occupé. De plus, l'infrastructure en place ne supportait ni les fonctions d'appels de groupe ni les transferts d'appels.

Par exemple, les collaborateurs/-trices qui travaillaient temporairement à domicile n’avaient aucun moyen de communiquer via le numéro du cabinet. De plus, les questions internes entre le traitement et la réception n’étaient possibles qu’en se déplaçant physiquement, la remise et la récupération des appareils téléphoniques étaient problématiques, compliquant le travail et entraînant des pertes de temps inutiles.

La direction du cabinet a reconnu la nécessité de trouver une nouvelle solution téléphonique qui permettrait plus de joignabilité, un meilleur contrôle et une mise à l’échelle flexible.

Pourquoi choisir PME Ready Office de Sunrise Business?

Le cabinet a finalement opté pour PME Ready Office de Sunrise Business . Et pour cause: la solution peut être utilisée facilement sans département informatique interne tout en offrant des fonctionnalités professionnelles et modernes telles que les appels de groupe, les profils d’utilisateurs/-trices individuels, l’envoi de messages vocaux par e-mail et l’intégration dans des appareils de travail mobiles tels que les smartphones ou les ordinateurs portables.

Les appareils DECT existants peuvent être facilement intégrés à l’installation téléphonique basée sur le cloud et d’autres appareils peuvent être ajoutés rapidement à l’installation téléphonique. Grâce au softphone et à l’app mobile, le personnel peut désormais recevoir ou transférer des appels vers le numéro du cabinet depuis chez lui.

La configuration s’effectue via une interface conviviale, les modifications peuvent être effectuées sans assistance informatique externe. La PME bénéficie également d’un Internet rapide et fiable ainsi que d’une protection contre les cyberattaques.

Solution et collaboration

Sunrise Business s’est d’abord rendue sur place pour évaluer la situation, et a ensuite planifié les besoins quotidiens et l’ensemble du processus de migration avec la direction du cabinet. Le cabinet est resté ouvert pendant la mise en œuvre technique, ce qui a permis de maintenir le flux de patients sans interruption. L’installation téléphonique a été mise en place de manière centralisée, les terminaux ont été livrés préconfigurés et intégrés directement sur place.

Le personnel a reçu une formation sur l’utilisation de l’app et du softphone. La direction administrative a également suivi une formation sur le processus de configuration, lui permettant de modifier elle-même les annonces téléphoniques et les temporisations ou de définir de nouvelles règles d’appel. Le soutien de partenaires Sunrise expérimentés préparés à des situations pratiques telles que la connexion de plusieurs salles de traitement, s’est avéré particulièrement utile.

Le résultat

Depuis le changement, DentalKlar SA a considérablement amélioré ses processus opérationnels. Les appels peuvent désormais être pris par plusieurs collaborateurs/-trices simultanément, les demandes de renseignements peuvent être transmises directement et les changements de rendez-vous sont traités plus rapidement. Les patients bénéficient de temps d’attente plus courts et peuvent désormais joindre le cabinet de manière plus fiable, même en cas de volume d’appels plus élevé.

La joignabilité est également garantie à tout moment pendant les heures de télétravail ou lorsque les effectifs sont réduits. Le système évolutif ne nécessite aucun entretien et bénéficie de mises à jour régulières pour rester sécurisé et à jour. Le système évolutif ne nécessite pas d'entretien L'optimisation des processus permet au cabinet de gagner du temps et d'organiser la prise en charge de sa clientèle de manière ciblée.

Les avantages

• Système d’appels de groupe avec joignabilité simultanée

• Intégration des appareils existants avec app et softphone

• Transfert automatique et fonction de messagerie vocale

• Gestion basée sur le web sans ressources informatiques

• Intégration efficace dans le fonctionnement du cabinet

• Flexible et évolutif en cas de changement de personnel

• Conseil personnalisé assuré par des partenaires expérimentés

* L’exemple de DentalKlar SA est anonymisé, mais se base sur un cas réel de client. Les expériences et les solutions décrites ont fait leurs preuves dans la pratique et sont très pertinentes pour de nombreuses PME.