Joignable sur tout le site industriel

RecyNova SA remplace une solution Internet et de téléphonie techniquement limitée par un pack complet évolutif basé sur le cloud de Sunrise Business. La PME assure ainsi une joignabilité continue sur l’ensemble du site de l’entreprise et prépare sa croissance future.

Le client

RecyNova SA* est une entreprise régionale basée en Suisse romande et spécialisée dans le recyclage et la valorisation des déchets. L’entreprise emploie neuf collaborateurs/-trices, répartis entre l’administration, l’atelier et le service extérieur. Les matières recyclables sont triées et préparées dans l’atelier tandis que la planification, la communication avec la clientèle et les partenaires commerciaux, la comptabilité et la gestion opérationnelle sont gérées depuis le bureau.

Les activités opérationnelles nécessitent une coordination étroite, non seulement sur de courtes distances, mais aussi via des canaux de communication efficaces. En parallèle, l’emplacement de l’entreprise sur le site industriel impose des exigences particulières en termes d’infrastructure et de qualité du réseau. Pour RecyNova, disposer d'un système téléphonique moderne assurant une joignabilité fiable est indispensable, tant pour les communications internes qu'externes.

Le contexte

Jusqu’à présent, RecyNova utilisait une simple solution de téléphonie cloud d’un fournisseur tiers ainsi qu’une connexion Internet en cuivre moins performante, limitée à 20 Mbit/s. La qualité vocale était insuffisante et des interruptions d’appels se produisaient régulièrement. La couverture du réseau mobile était médiocre dans la zone de l’atelier, ce qui était particulièrement problématique. En raison des nombreux zones mortes créées par les appareils DECT utilisés, il était pratiquement impossible de garantir un fonctionnement continu avec un niveau élevé de sécurité au travail.

Souvent, il n’était même pas possible de répondre aux appels de la clientèle car il y avait trop peu de canaux vocaux disponibles simultanément. Les appels de groupe ne pouvaient donc pas sonner sur plusieurs appareils en même temps. De plus, l’équipe de la réception n’était pas suffisamment joignable lorsqu’elle devait effectuer plusieurs activités simultanément, par exemple dans la zone de l’atelier. Ne disposant ni d’app, ni de softphone, les membres du service extérieur n’avaient parfois pas accès aux canaux de communication de l’entreprise.

De plus, la direction administrative n’avait pas la possibilité de gérer de manière autonome les transferts d’appels ou les profils d’utilisateurs/-trices sur la base d’une interface conviviale. Toutes ces restrictions ont entraîné une frustration croissante dans l’équipe et une perte d’efficacité opérationnelle.

Pourquoi choisir PME Ready Office de Sunrise Business?

PME Ready Office de Sunrise Business offre une solution intégrée et globale parfaitement adaptée aux besoins des petites entreprises dotées d’une infrastructure distribuée. Pour RecyNova, il était essentiel que l’Internet et la téléphonie soient fournis via une plateforme uniforme, comprenant l’utilisation mobile, l’intégration du bureau et une gestion simplifiée des utilisateurs/-trices.

L’entreprise a désormais accès à une installation téléphonique performante basée sur le cloud dans laquelle tous les utilisateurs et toutes les utilisatrices se voient attribuer des profils personnalisés et peuvent travailler avec différents terminaux, qu’il s’agisse de téléphones de bureau DECT, de téléphones IP, de softphones pour PC et Mac ou d’apps mobiles via smartphone et tablette pour iOS et Android. Le tarif forfaitaire inclus pour les communications nationales et internationales simplifie le contrôle des coûts.

Grâce au modèle de licence échelonné avec 4, 8 ou 12 fins d’utilisation, RecyNova peut personnaliser la solution à tout moment sans avoir à effectuer de migrations complexes pour des lignes supplémentaires ou des utilisateurs/-trices participants. La plateforme d’administration centralisée et basée sur le cloud permet à la direction d’ajouter de manière autonome des utilisateurs/-trices supplémentaires, d’attribuer des rôles ou d’effectuer des configurations à volonté, sans avoir besoin de connaissances précises ni de département informatique interne.

Solution et collaboration

Sunrise Business a réalisé le passage de RecyNova à PME Ready Office en très peu de temps. Après une analyse des besoins et du site par des partenaires certifiés, les appareils existants (p. ex. les stations de base DECT) ont été repris dans la mesure du possible et des composants supplémentaires ont été ajoutés.

La connexion Internet est désormais desservie par la fibre optique et nettement plus performante, avec un débit allant de 1 à 10 Gbit/s. L’ensemble de l’infrastructure, y compris l’installation téléphonique cloud, a été configuré de manière centralisée et activé à distance par Sunrise.

La formation de l’équipe à la téléphonie cloud s'est déroulée en même temps que la migration, pour éviter toute interruption opérationnelle.

Le résultat

Aujourd’hui, RecyNova SA dispose d’une solution de communication robuste et opérationnelle qui a permis d’améliorer durablement ses activités opérationnelles et son service client.

L’amélioration de la communication interne est particulièrement perceptible: aujourd’hui, il est possible de passer des appels sans interruption ou d’y répondre en temps réel par app ou softphone, même en déplacement. Les membres du personnel en déplacement restent joignables, les demandes internes sont traitées directement. Grâce à l’indicateur de ligne occupée, on sait immédiatement qui est disponible, et on peut transférer un appel à la personne appropriée en un simple clic à l’aide d’un glisser-déposer.

La communication avec les entreprises partenaires, telles que les prestataires de services logistiques ou les autorités, est devenue nettement plus efficace grâce à la connexion plus stable et à la meilleure qualité des appels.

De plus, la charge de travail informatique a été réduite au minimum: les mises à jour, la maintenance et la sécurité sont effectuées automatiquement via Sunrise Business. La direction peut apporter elle-même des modifications à la configuration, ajouter de nouveaux utilisateurs/-trices ou gérer les tarifs forfaitaires.

Pour la PME, cela signifie une augmentation notable de l’efficacité tout en allégeant la charge des processus administratifs. RecyNova est ainsi non seulement joignable, mais se positionne également de manière flexible et pérenne.

Avantages

• Internet stable jusqu’à 10 Gbit/s dans les locaux de l’entreprise (HFC, fibre optique ou cuivre)

• Installation téléphonique cloud (PBX) pour les appareils mobiles et fixes

• Appels de groupe et transfert d’appels pour une joignabilité optimale

• Facilement extensible grâce à des modèles de licence flexibles

• Solution novatrice grâce à des licences Premium pour smartphones (iOS/Android) et softphones (PC/Mac)

• Transparence en termes de coûts grâce à une facturation automatisée selon l’usage

• Compatible avec les matériels DECT et IP existants

• Gestion simple et sans frais informatiques

• Mise en service rapide et conseil personnalisé

*L’exemple de RecyNova SA est anonymisé mais se base sur un cas réel de client. Les expériences et les solutions décrites ont fait leurs preuves dans la pratique et sont très pertinentes pour de nombreuses PME.